Stawki VAT

Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Jakie dokumenty należy archiwizować i przez jaki okres?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty ZUS

Dokumenty ZUS-owskie podzielić trzeba na trzy oddzielne grupy o różnym obowiązku archiwizacji i tak:

• Dokumenty zgłoszeniowe – czyli te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - powinno się przechowywać przez cały okres funkcjonowania działalności gospodarczej, ponieważ Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je sprawdzić nawet po 50 latach od ich sporządzenia.


• Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszelkie odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych albo do czasu potwierdzenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawnień emerytalnych.


• Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszelkie dokumenty potwierdzające wysokość należnych składek – powinno się je przechowywać przez okres dziesięciu lat od daty przekazania ich do ZUS (również te wysłane drogą elektroniczną)

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą danych osobowych, okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez osobę pracy u danego pracodawcy.

Dokumenty podatkowe

W myśl Ustawy o rachunkowości oraz z artykułu 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W poczet dokumentów podatkowych wlicza się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym , jak również wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]