Płatnik składek ma zadanie liczyć, odliczać, rozliczać oraz opłacać opłaty za każdy m-c kalendarzowy. Rozliczenia tworzone są na aktach rozliczeniowych – zestawienie akt dotyczący danego miesiąca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA a także dołączonych do niej sprawozdań miesięcznych ( ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA ).
Deklaracja ZUS DRA – dokument ogólny tyczące się wszelkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Obliczane są w niej składki na FP i FGŚP, zdrowotne, ubezpieczenia społeczne a także wypłacone w tym samym m-cu zasiłki oraz zasiłki rodzinne oraz pielęgnacyjne.
Płatnik regulujący składki wyłącznie na własne ubezpieczenie, przekazuje do ZUS wyłącznie deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeśli płatnik ten w ostatnio przedstawionej deklaracji podał jako podstawę wymiaru opłat na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego honorarium lub 60% średniego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę najmniejszej podstawy wielkości składek, jest zwolniony z konieczności przedkładania deklaracji rozliczeniowej za następny miesiąc. Osoba ta jest uwolniona od obowiązku przedkładania dokumentów rozliczeniowych za następny miesiąc także wówczas, kiedy zmiana w stosunku do m-ca wcześniejszego jest uwarunkowana wyłącznie zmianą minimalnego honorarium lub średniego wynagrodzenia.
Czas składania:
płatnik składek zobowiązany jest wysłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne sprawozdania miesięczne i zapłacić opłaty za dany m-c, nie później niż:
o do piątego dnia następnego miesiąca – dla firm ze sfery budżetowej, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocowych,
o do dziesiątego dnia następnego miesiąca – dla osób fizycznych, opłacających składkę tylko za siebie,
o do piętnastego dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do oznaczonej przez ZUS jednostki organizacyjnej.
Charakterystyka oświadczenia ZUS DRA:
1. Informacje organizacyjne
•liczba w miejscu 01 określa termin składania oświadczenia
•numer oświadczenia jest prawie zawsze taki sam – 01 – natomiast kolejne dane oznaczają m-c i rok, za który dana deklaracja była wypełniona
2. Informacje charakteryzujące płatnika składek
•dane określające podane w oświadczeniu powinny być identyczne z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Inne informacje
•w miejscu 01 wpisujemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 wskazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON albo budżetu państwa
•w miejscu 03 wpisana jest obowiązująca danego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie obowiązkowych rat na ubezpieczenia społeczne i źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, podlegających wliczeniu w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
6. Rozliczenie części IV i V
• finalna kwota rat na ubezpieczenia społeczne pozostała po rozliczeniu wydanych świadczeń podchodzących pod rozliczenie w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie należnych rat na ubezpieczenie zdrowotne
• opłata na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym upustom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wysokości rat ZUS
8. Zestawienie należnych rat na FP i FGŚP
9. Zestawienie należnych rat na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (tyczy się osób, które płacą składki tylko za siebie)
11. Oświadczenie płatnika rat
• w miejscu 01 powinna znaleźć się informacja zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń obliczeniowych i korekty tych dokumentów płatnik ma obowiązek przechowywać przez czas 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego albo elektronicznego.